Groupe de travail RAPPEL « Faciliter l’usage des fichiers impayés »

Contexte du groupe de travail

Une réflexion collective engagée par l’ONPE sur les fichiers impayés

Fin 2023, une réflexion collective a été engagée au sein de l’Observatoire national de la précarité énergétique sur l’usage des listes de ménages en impayés d’énergie envoyées par (certains) fournisseurs aux services sociaux des communes (CCAS/CIAS) ou des Conseils départementaux. Plusieurs partenaires (Médiateur national de l’énergie, EDF, Engie, Total Energie, UNCCAS, réseau RAPPEL) ont interrogé les difficultés à appliquer cette mesure préventive (encadrée par l’article 2 du décret n° 2008-780 du 13 août 2008) et la manière de faire évoluer les pratiques professionnelles et/ou les modalités réglementaires.

Les membres du RAPPEL ainsi que les collectivités porteuses d’un programme Slime ont à ce titre pu s’exprimer au travers d’un sondage sur l’usage des fichiers impayés par les acteurs de terrain.

Cette réflexion collective a donné lieu le 15 mars 2024 à un webinaire de l’ONPE « Les listes des clients en impayés d’énergie : usages, pratiques et perspectives ». Son objectif : partager les constats de chacun et les pistes d’amélioration.

Pour aller plus loin : un groupe de travail du RAPPEL

En complément de cette dynamique lancée par l’ONPE, un groupe de travail RAPPEL, composé d’une douzaine d’acteurs de terrain (services sociaux, associations accompagnant les ménages) a été organisé, avec pour sujet la manière de faire de ces listes un outil efficace de repérage et de prévention de la précarité énergétique. L’objectif était double :

• Mieux définir les besoins des acteurs de terrain (types de données, format des fichiers, modalités…) à faire remonter à l’ONPE, dans l’optique potentielle d’une revue du décret et de ses modalités ;
• Mieux outiller les (futurs) utilisateurs de ces fichiers (ex : constitution d’une boîte à outils pratiques/ressources, valorisation de bonnes pratiques, etc.).

D’avril à juin, le groupe a travaillé sur plusieurs pistes de travail à explorer, dont certaines ont amené à la création d’outils partagés ci-dessous.

Une restitution de ces productions a été faite par l’équipe d’animation RAPPEL auprès des partenaires de l’ONPE le 18 juin 2024. Cette réunion a permis de discuter de la faisabilité des mesures préconisées par le groupe de travail auprès notamment de plusieurs fournisseurs d’énergie, mais également des propositions d’amélioration du décret de 2008.

Les productions du groupe de travail

1. Fiche de préconisations sur la transmission des fichiers des ménages en impayés d’énergie

Cette fiche adressée au collectif de partenaires de l’ONPE vise à mieux définir et formaliser les besoins des acteurs de terrain pour favoriser l’utilisation et l’efficacité des fichiers impayés.

Celle-ci propose :  

• Un bref rappel du contexte (modalités du décret et usage faible des fichiers) sur la base des sondages et du webinaire ONPE
• Des propositions sur le contenu des fichiers
• Des propositions sur les modalités d’envoi des fichiers : fréquence, format, harmonisation

2. Modèle de discours de prise de contact avec un ménage en impayés pour proposer un accompagnement

Pour les structures qui souhaiteraient contacter les ménages répertoriés dans les fichiers impayés pour leur proposer un accompagnement (ex : visite à domicile pour un diagnostic sociotechnique), une fiche a été rédigée pour apporter des conseils sur le discours à tenir auprès des ménages pour les mettre en confiance, que ce soit par téléphone ou par mail.

3. Fiche registre RGPD pour sécuriser le partage de données liées aux ménages

Il arrive que les fichiers impayés soient transmis d’un service social à un tiers utilisateur des données (structure accompagnant les ménages, type associations). Pour que cet échange de fichiers se fasse dans un cadre sécurisé au vu du RGPD (règlement général sur la protection des données), le groupe de travail préconise que la convention de partenariat entre le service social et l’association inclue le respect d’une fiche registre RGPD.

Cette fiche va cadrer l’échange entre l’institution propriétaire des données et celle qui les réceptionne. Elle précise la nature des données, l’usage qui en sera fait, les mesures prises pour les sécuriser, combien de temps elles sont conservées, etc. pour s’assurer du respect du RGPD.

Voici un exemple de fiche registre à la fin d’un contrat type RGPD produit par le programme Slime (dans le cadre du transfert de données de ménages accompagnés).

Une fiche registre spécifique au transfert des fichiers impayés est en cours de création par un Conseil départemental membre du groupe de travail, elle sera disponible d’ici quelques mois.

4. Modèle de tableau partagé de suivi des ménages pour faciliter l’articulation entre acteurs

La transmission des fichiers impayés a posé la question de l’articulation des acteurs dans l’accompagnement des ménages (services sociaux, acteurs locaux accompagnant sur le volet énergie…). Pour répondre au besoin de coordination entre acteurs et au besoin de mutualisation des données liées au ménage (volet social et énergie), le groupe de travail a proposé un modèle de tableau de suivi en partant des données des fichiers impayés. Ce tableau a été imaginé comme étant un espace central qui serait partagé entre les différents acteurs d’un même territoire : CCAS, services sociaux des Départements, structures accompagnant les ménages. Pour que ce type d’outil partagé puisse voir le jour, cela nécessiterait un espace sécurisé pour protéger les données des ménages dans le respect du RGPD.

5. Tutoriel « Transformer un fichier texte en fichier excel »

Ce tutoriel partagé par EDF est à destination des usagers des fichiers (services sociaux et structures accompagnant les ménages). Il explique pas à pas la manière de convertir un fichier texte (cas où le fichier est envoyé au format word par exemple, le rendant peu exploitable) en fichier excel, afin de faciliter son traitement et débloquer les problématiques de fichiers informatiques quand elles existent.

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L’équipe d’animation du RAPPEL remercie chaleureusement tous les participant.e.s du groupe de travail qui ont coopéré ensemble pour la réalisation de ces outils et qui ont fait avancer les réflexions sur le sujet des fichiers impayés !